La dématérialisation des documents et factures : quels gains pour l’entreprise ?

Le marché de la dématérialisation documentaire est en plein essor en France.  Le succès de cette pratique s’explique par la volonté des entreprises à vouloir entamer leur transformation numérique, afin de répondre aux problématiques actuelles : recherche d’efficacité, travail en mobilité, enjeux écologiques…Découvrez les avantages à adopter la dématérialisation pour votre entreprise !

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

D’après l’entreprise Print Value, « la dématérialisation est un processus simple et global permettant de limiter l’utilisation de documents au format papier au profit des fichiers sous format numérique. Poussée à l’extrême, la dématérialisation s’inscrit dans une politique “Zéro papier” : la digitalisation des processus documentaires est alors totale ».

Autrement dit, dématérialiser un document, c’est le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. Vous l’aurez peut-être compris, il est plus juste de parler de dématérialisation des processus plutôt que de dématérialisation des documents. En effet, dématérialiser implique de réorganiser en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents : tâches à réaliser, intervenants, procédures, etc.

Ainsi, la dématérialisation n’est qu’un maillon dans la chaîne globale de gestion et de conservation des documents. Une fois les documents numériques générés, se posent plusieurs questions : Qui pourra accéder aux documents, à l’information ? Comment ? Pour quoi faire : consultation, modification, transfert, validation ? Comment seront conservés les documents numériques ? Pendant combien de temps ?

La dématérialisation permet de faire des économies

Travailler sur des fichiers numériques permet de réduire les coûts d’impression en entreprise, mais aussi les coûts liés au stockage des archives.
Toujours d’après le site Print Value, « en moyenne, les entreprises consacrent entre 5 et 15 % de leur CA à la gestion des documents papier. »

Voici une liste non exhaustive des coûts de différentes natures que vous pourriez économiser grâce à la dématérialisation :

– les fournitures (encre, papiers, enveloppes)
– le matériel (scanner, photocopieuse, mobilier)
– le traitement des documents et de leur archivage
– les coûts énergétiques liés à la gestion et à la conservation des documents.

La dématérialisation permet de gagner en place et en mobilité

L’un des problèmes rencontrés par certaines PME, TPE est l’optimisation des espaces de bureaux. Par conséquent, le projet de dématérialisation est une solution efficace pour gagner de la place dans l’entreprise. En fait, cela évite un stockage volumineux et inutile.

Plusieurs avantages à cela :

– Réduction de l’espace de stockage des archives papiers : nous estimons que 80 % des documents archivés en interne sont inutilement conservés et nécessitent souvent beaucoup d’espace dans l’entreprise. La dématérialisation réduira fondamentalement l’espace utilisé pour le stockage du papier. De plus, si une copie numérique fidèle et fiable a été réalisée, l’administration fiscale peut autoriser la destruction des pièces justificatives originales sur papier (factures, notes de frais, etc.) pour gagner plus de place.

– Suppression du matériel bureautique mobilisé pour les documents

La dématérialisation des documents permet de réduire l’utilisation et la quantité d’outils liés à la gestion du papier. (étagères, classeurs, cartons etc.)

– Optimisation de la mobilité

Nous pouvons prendre comme exemple les négociations de signature de contrat. Les négociations peuvent être faites à l’extérieur et il est nécessaire d’avoir un ensemble de documents à disposition. Avec  la dématérialisation, les documents peuvent être envoyés via l’échange de données numériques. Il est également possible de faire usage de la signature électronique qui possède une vraie valeur juridique au même titre que la signature manuscrite. (un des services proposés dans la solution d’optimisation des process documentaires NéoStart)

La dématérialisation permet de gagner en temps et en productivité

La dématérialisation des processus documentaires offre un gain de temps important pour les entreprises. L’utilisation de solutions logicielles comme NéoStart d’Ingénéo, permet d’automatiser certaines tâches, de simplifier le travail en équipe et d’améliorer la gestion des flux de documents. Votre équipe est plus réactive et passe moins de temps au photocopieur ou sur la gestion d’autres tâches chronophages. La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l’accès au télétravail dans les entreprises. Passer au numérique réduit par ailleurs les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale.

Ce gain de temps permet donc à vos collaborateurs d’éviter les tâches administratives répétitives pour se concentrer sur des tâches avec de la valeur ajoutée et augmenter leur productivité.

La dématérialisation permet de limiter son empreinte environnementale

La dématérialisation est aussi un avantage d’un point de vue écologique. Le papier et tous ses usages sont néfastes pour notre planète, de par toutes les transformations et ressources qu’il nécessite.

* Quelques chiffres sur notre consommation de papier  :

● Consommation française de papier en 2016 : 8,8 millions de tonnes soit 3,2 % de la consommation mondiale ;
● En 2014, la France arrive à la 22e place des plus gros consommateurs au monde ;
● 1kg de papier consomme 2 kg de bois et jusqu’à 60 litres d’eau  ;
● Un salarié utilise en moyenne 70 kg de papier par an ;
● Une tonne de papier équivaut à abattre 17 arbres, consommant 26 500 litres d’eau, 3 barils de pétrole, 4 100 kilowatts et 3 mètres cubes de déchets

* Source Planetoscope.com

Ainsi, la dématérialisation réduit l’impact sur l’environnement en générant moins de déchets. La réduction de la consommation peut également donner aux ressources renouvelables plus de temps pour se régénérer.

Se faire accompagner dans la dématérialisation de son entreprise

Ingeneo vous apporte des solutions adaptées à vos besoins pour tirer profit des avantages de la dématérialisation de vos factures et documents. Nous vous accompagnons pour éviter les écueils rencontrés et mettre en place ensemble une solution de dématérialisation de vos process documentaires fiable et efficace.

Auteurs D. Ziadi – A. Lapine – L.Giacomoni – L. Jean-Charles – M. Negar – C. Tizon